Öffentliche Ausschreibung von IT-Leistungen

Öffentliche Auftraggeber müssen sich bei IT-Ausschreibungen folgenden zwei Herausforderungen stellen: Erstens müssen sie vollständig vergaberechtskonformes Verfahren gewährleisten. Zweitens hängt der Erfolg einer Ausschreibung sehr von der Qualität der Leistungsbeschreibung ab. Ihre Ausgestaltung entscheidet darüber, ob die Angebote der Bieter präzise, anforderungsgerecht und wirtschaftlich sind. Unser Seminar “Öffentliche Ausschreibung von IT-Leistungen” adressiert diese beiden kritischen Aspekte: Nach einer grundlegenden Einführung in vergaberechtliche Anforderungen zeigen wir auf, wie in der Leistungsbeschreibung fachliche Inhalte spezifiziert werden. Anschließend führen wir durch die Phasen eines IT-Vergabeverfahrens: von der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen über die Angebotsbewertung bis zur Vergabeentscheidung und Vertragsgestaltung.

• Einführung

(Definitionen, IT-Leistungsarten, Ausschreibung als Projekt-Phase)

• Grundlagen des Vergaberechts

(Allgemeine rechtliche Grundlagen, Regelungsstandorte wie GWB, VgV, UVgO, etc)

• Voraussetzungen für IT-Vergaben

(Projekt aufsetzen, Finanzierung sicherstellen, Bedarfsanalyse & Lösungskonzept erarbeiten)

• Erstellung der Leistungsbeschreibung
  • Anforderungen an die Leistungsbeschreibung
  • Konstruktive versus funktionale Beschreibung
  • Lastenheft und Kriterienkatalog (UFAB)
  • Leistungsart-bezogene Beschreibungsbeispiele
  • Festlegung von Qualitätsvorgaben / Service Level
  • Gestaltung des Leistungsverzeichnisses / Preisblatts
  • Einsatz von EVB-IT-Vertragsmustern (Einzelverträge, Rahmenvertrag)
  • Praxistipps, Vermeidung typischer Fehler
• Vergabe-Verfahrensablauf
  • Vorbereitung

(Verfahrensbeteiligte, Verfahrensauswahl, Vergabeart, Fristen & Terminplanung, Methoden & Tools, eVergabe, KI-Unterstützung)

• • Vergabeunterlagen – Bestandteile & deren Gestaltung

(Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewerbungs-, Vertrags-Bedingungen, mögliche Anlagen)

• • Angebotsphase

(Bekanntmachung, Auskunftspflichten, Rügen, Verlängerung der Angebotsfrist)

• • Angebotsbewertung

(Prüfungsteile, Regelungen zur Prüfung & Wertung, Angebotsausschluss, Umgang mit typischen Bieter-Fehlern, Dokumentation von Bewertung und Verfahren)

• • Vergabe

(Aufklärungsgespräche, Verhandlungen, Zuschlagserteilung, Aufhebung des Verfahrens)

• • Voraussetzungen nachträglicher Vertragsänderungen, Erweiterung von Bestandaufträgen
  • Bieterrechtsschutz, häufige Gründe für Beschwerden/ Rügen und deren Handhabung