Business & Management - Outsourcing & Dienstleistersteuerung

Unternehmen verfolgen mit IT-Outsourcing unterschiedliche, jeweils mit ihrer Strategie konforme Ziele. Die konkrete Ausgestaltung wird allerdings von den Interessensträgern (Stakeholder) im Unternehmen sehr unterschiedlich, oft sogar widersprüchlich gesehen. Das Controlling erwartet z.B. Einsparungen, die Produktentwicklung eine Service-Verbesserung. Wird für IT-Outsourcing Erwartungsmanagement nicht aktiv betrieben, d.h. werden Erwartungen nicht moderiert, ist Misserfolg im Outsourcing-Projekt vorprogrammiert. Ähnliche Dynamiken existieren in der Zusammenarbeit zwischen beauftragendem Unternehmen und dem ausgewählten Service Provider. Grundlage der Zusammenarbeit sind üblicherweise im Outsourcing-Projekt entwickelte und verhandelte Verträge, in denen die vereinbarten Leistungen und Rahmenbedingungen formal und justiziabel beschrieben sind. Dahinter verbergen sich jedoch sehr konkrete und oft divergente Interessen und Erwartungen von Funktionsträgern auf beiden Seiten, was sie an Nutzen mit dem Outsourcing verbinden und wie die Zusammenarbeit zu erfolgen hat. So sind z.B. die Erwartungen an eine 99,5%-ige Verfügbarkeit zwischen Dienstleister und operativen Funktionen des beauftragenden Unternehmens oft sehr unterschiedlich, und selbst unternehmensintern haben IT- und Fachabteilungen häufig sehr unterschiedliche Interpretationen.

In der Praxis führt all dies zu Missverständnissen und Konflikten mit negativem Impact auf die Zusammenarbeit – bis hin zu deren Scheitern. Formale Auseinandersetzungen und juristische Klärungen sind dann oft der Anfang vom Ende, oder es wird einfach „nur“ immer teurer. Eine bewährte Lösung ist die frühzeitige Klärung verschiedener Interessen und vor allem eine Angleichung der Erwartungshaltungen mit dem Ziel, gemeinsam in eine Richtung zu gehen. Im Seminar lernen Sie hierfür eine Methodik und mögliche Fallstricke kennen.

Immer mehr Unternehmen vergeben IT-Services an einen oder mehrere Service-Provider. Obwohl die organisatorische Ausgestaltung des Outsourcings gut vorbereitet wird, treten in der Betriebsphase, d.h. in der Praxis der Providersteuerung oft Probleme auf: Der Provider hält entweder die Vorgaben nicht ein oder bereits abgesprochene Ziele werden nicht wunschgemäß umgesetzt. Meist stellt sich heraus, dass im operativen Betrieb vor allem die „weichen“ Faktoren eine entscheidende Rolle spielen, wenn es darum geht, Providermanagement erfolgreich umzusetzen. Aus unserer Erfahrung sollte die Kooperation mit den Providern auf der fachlichen Ebene, aber insbesondere auch auf der zwischenmenschlichen Ebene gezielt geführt werden. Wie das geht, zeigen wir im Seminar Praxis der IT-Providersteuerung auf: neben organisatorischen Aspekten beinhaltet dies insbesondere die Entwicklung einer Kooperationsbeziehung. Diese ermöglicht es, Konflikte mit dem Provider im Vorfeld zu vermeiden beziehungsweise im Bedarfsfall schnell und konstruktiv zu lösen. Hierbei nimmt der IT-Providermanager eine zentrale Rolle ein: Er hält alle Fäden in der Hand, wenn es darum geht, Sach- und Beziehungsebene der Zusammenarbeit effektiv und erfolgreich zu steuern.

Fast jedes Unternehmen arbeitet zunehmend mit externen Dienstleistern, um in der heutigen, sich schnell verändernden Welt stets die richtige Expertise an Bord zu haben.

In diesem Basisseminar erwerben Sie grundlegende Kenntnisse zur professionellen, souveränen und ergebnisorientierten Dienstleistersteuerung. Diese Kenntnisse sind in allen Unternehmensbereichen, die externe Dienstleister einsetzen, nutzbar. Dies gilt für Dienstleister, die Sie in Projekten unterstützen (Berater, Fachexperten) und für solche, die für Sie laufende Aufgaben übernehmen (Service-Provider).

Bei externen Dienstleistern haben Sie in der Regel keine direkte Weisungsbefugnis: Sie arbeiten auf Basis vertraglicher Vereinbarungen, in denen die zu erbringenden Leistungen und relevante Konditionen festgelegt sind. Erlernen Sie unter diesen Rahmenbedingungen, die Details der Aufgabe und der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister abzustimmen und während der Zusammenarbeit durch angemessene Methodik und Kommunikation die externe Leistung effizient zu steuern und die erwarteten Ergebnisse zu sicherzustellen.

Unternehmen verfolgen mit IT-Outsourcing unterschiedliche, jeweils mit ihrer Strategie konforme Ziele. Diese sind jedoch nur zu erreichen, wenn die Outsourcing-Maßnahme entsprechend als Projekt aufgesetzt und abgewickelt wird. Für den Projekterfolg sind folgende Faktoren ausschlaggebend: Die Entwicklung einer Sourcing-Strategie als Teil der IT-Strategie, die einen einheitlichen Rahmen für alle Outsourcing-Maßnahmen setzt. Eine Planung, die alle relevanten Aspekte berücksichtigt, eine angemessen gestaltete Request-for-Proposal- (RfP-) bzw. Ausschreibungsphase sowie eine intern aktiv begleitete, erfolgreiche Transition der Services zum Service Provider. Gleichzeitig ist die spätere Steuerung des Service Providers in allen Projektphasen mit einzubeziehen. In unserem Seminar "Grundlagen IT-Outsourcing" erfahren Sie, wie Sie Ihr IT-Outsourcing-Projekt in allen Phasen erfolgreich durchführen und Fallstricke vermeiden. In vielen Übungen wird die praktische Umsetzung einzelner Schritte in den Outsourcing-Phasen für die Seminarteilnehmer transparent gemacht.